Wie WireMasters die Ordnungsmäßigkeit seiner Rechnungslegungssoftware für den deutschen Markt nachweisen konnte

Kurzbeschreibung

Im Auftrag von WireMasters hat GDC Digital die Prüfung einer konzernweit eingesetzten Rechnungslegungssoftware nach IDW PS 880 durchgeführt. Ziel des Projekts war es, die Ordnungsmäßigkeit der Software nach deutschen Anforderungen nachzuweisen und damit eine belastbare Grundlage für den Einsatz im deutschen Markt zu schaffen. Durch die erfolgreiche Durchführung der Softwareprüfung konnte WireMasters die Transparenz und das Vertrauen in die eingesetzte Lösung weiter stärken.

Projektüberblick

Über den Kunden

WireMasters ist Teil eines international tätigen, US-amerikanischen Konzerns und spezialisiert auf den Vertrieb hochwertiger elektronischer Verbindungslösungen für die Luft- und Raumfahrt, die Verteidigungsindustrie sowie weitere anspruchsvolle industrielle Anwendungen. Im Rahmen der deutschen Rechnungslegung wurde eine konzernweit entwickelte und eingesetzte Softwarelösung verwendet, die speziell auf die Anforderungen des Konzerns zugeschnitten ist.

Ausgangssituation

Als Teil eines internationalen Konzerns setzte WireMasters in Deutschland eine unternehmensintern entwickelte Rechnungslegungssoftware ein. Um die Ordnungsmäßigkeit der Software gegenüber Kunden, Wirtschaftsprüfern und weiteren Stakeholdern nachweisen zu können, sollte die Anwendung einer unabhängigen Prüfung nach IDW PS 880 unterzogen werden.

Ziel des Projekts war es, die Einhaltung der Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnungslegung – konkret die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gemäß §§ 238, 239 HGB sowie die Anforderungen des IDW RS FAIT 1 – zu beurteilen und damit einen unabhängigen Nachweis der Ordnungsmäßigkeit zu schaffen.

Herausforderung

Das Projekt war insbesondere durch die internationale Konzernstruktur und die Nutzung einer etablierten konzerweit entwickelten Softwarelösung geprägt. Dabei galt es, die Anforderungen der deutschen Rechnungslegung mit den bestehenden Prozessen und Strukturen eines globalen Unternehmens in Einklang zu bringen.

Besondere Herausforderungen bestanden in:

• der Beurteilung einer konzernweit eingesetzten Eigenentwicklung für die bislang keine Prüfung nach einem deutschen Prüfungsstandard vorlag,
• der Dokumentation und Bewertung des – und Änderungsverfahrens (inkl. Versions- und Releaseführung),
• der Bewertung rechnungslegungsrelevanter Programmfunktionen, insbesondere Beleg-, Journal- und Kontenfunktion gemäß IDW RS FAIT 1,
• der Durchführung geeigneter Funktionstests auf Basis eigener und herstellerseitiger Testfälle,
• sowie der gezielten Vorbereitung der Fachbereiche, für die der Prüfungsstandard erstmals Anwendung fand.

Darüber hinaus erforderte das Projekt eine enge Abstimmung zwischen den fachlichen Ansprechpartnern und den beteiligten IT-Verantwortlichen.

Unser Vorgehen

Das Projekt wurde über einen Zeitraum von acht Wochen in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten durchgeführt; strukturiert entlang der Prüfungsmethodik des IDW PS 880 und der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen des IDW RS FAIT 1.

1. Workshop und Projekt-Kick-off

Zu Beginn des Projekts stand ein gemeinsamer Workshop mit den verantwortlichen Fach- und IT-Ansprechpartnern. Im Mittelpunkt stand die Vermittlung der wesentlichen Grundlagen des IDW PS 880 sowie der Anforderungen aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und dem IDW RS FAIT 1. Da einzelne Beteiligte bislang keine Berührungspunkte mit einer formalen Softwareprüfung hatten, wurden offene Fragen zum Prüfungsablauf transparent besprochen und ein realistisches Bild des Projektverlaufs vermittelt. Auf dieser Basis wurden Prüfungsumfang, zu prüfende Module und Funktionen sowie der maßgebliche Versionsstand der Software unter Mitwirkung von WireMasters durch GDC Digital festgelegt (vgl. IDW PS 880, Tz. 43).

2. Verständnis des Prüfungsgegenstands

Die vorhandenen Unterlagen zur System- und Verfahrensdokumentation wurden im Rahmen von Workshops und Interviews mit dem IT-Leiter/Programmierer sowie dem Leiter Rechnungswesen gemeinsam gesichtet und strukturiert zusammengeführt. Dabei haben wir als Sparringspartner unterstützt, die bereits vorliegende Dokumentation entlang der Anforderungen des IDW RS FAIT 1, Tz. 52 ff. einzuordnen und zu ergänzen – insbesondere im Hinblick darauf, ob Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation einem sachverständigen Dritten die Nachvollziehbarkeit des Buchführungs- bzw. Verarbeitungssystems in angemessener Zeit ermöglichen. Parallel dazu wurde auf dieser Basis ein belastbares Verständnis der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der IT-Infrastruktur erarbeitet, um eine risikoorientierte Grundlage für die Festlegung der weiteren Prüfungshandlungen zu schaffen.

3. Beurteilung des Softwareentwicklungs- und Änderungsverfahrens

Gemäß IDW PS 880, Abschn. 4.3 wurden die aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Softwareentwicklung, die Versions- und Releaseführung sowie das Test- und Abnahmekonzept beurteilt. Im Fokus stand die Frage, ob sich aus dem Softwareentwicklungsverfahren Risiken für eine sachgerechte Umsetzung der rechnungslegungsrelevanten Programmfunktionen ergeben und ob Testfälle, Testumfang und Testergebnisse in einer für Dritte nachvollziehbaren Weise dokumentiert sind.

4. Prüfung der Angemessenheit der Programmfunktionen

Auf Basis der Verfahrensdokumentation wurde beurteilt, ob die rechnungslegungsrelevanten Programmfunktionen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gemäß §§ 238, 239 HGB i.V.m. IDW RS FAIT 1 entsprechen. Geprüft wurden insbesondere die Belegfunktion (Abbildung und Autorisierung von Geschäftsvorfällen), die Journalfunktion (vollständige und zeitgerechte Aufzeichnung), die Kontenfunktion (sachgerechte Darstellung in sachlicher Ordnung) sowie das programminterne Kontrollsystem einschließlich Eingabe-, Verarbeitungs- und Ausgabekontrollen und des Zugriffsschutzkonzepts.

5. Prüfung der Funktionsfähigkeit der Programmfunktionen (Funktionsprüfung)

Die als angemessen beurteilten Programmfunktionen wurden anschließend auf ihre tatsächliche Funktionsfähigkeit getestet. Entsprechend IDW PS 880, Abschn. 4.5 wurden herstellerseitige Testfälle kritisch gewürdigt und durch eigene, stichprobenartige Testfälle ergänzt, darunter auch Testfälle gegen das System (Fehlermeldungen, Grenzwerte) sowie parametergesteuerte Funktionen. Die Dokumentation der Testdurchführung und der Testergebnisse wurde hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit beurteilt.

6. Berichterstattung und Softwarebescheinigung

Die Prüfungsergebnisse wurden vollständig in einem Prüfungsbericht nach IDW PS 880 dokumentiert, der Auftragsinhalt, Prüfungsgegenstand, zugrunde gelegte Kriterien sowie die Darstellung der Prüfungsdurchführung und -ergebnisse umfasst. Auf Basis des Prüfungsberichts wurde WireMasters anschließend eine Softwarebescheinigung gemäß IDW PS 880, Abschn. 5.3 erteilt. Die Softwarebescheinigung dokumentiert das Ergebnis der Prüfung für die geprüfte Softwareversion und die zugrunde gelegten Kriterien.

Projektergebnis

Durch die Prüfung der eingesetzten Rechnungslegungssoftware nach IDW PS 880 und die Erteilung einer Softwarebescheinigung konnte WireMasters den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Software nach einem anerkannten Prüfungsstandard erbringen.

Das Projekt führte insbesondere zu folgenden Ergebnissen:

✓ Transparente und nachvollziehbare Dokumentation der geprüften Softwarefunktionen

✓ Unabhängige Beurteilung nach IDW PS 880 inkl. erteilter Softwarebescheinigung

✓ Stärkung des Vertrauens in die eingesetzte Softwarelösung, intern wie extern

✓ Zusätzliche Sicherheit für den Einsatz der Anwendung im deutschen Rechnungslegungsumfeld

✓ Erfolgreiche Durchführung des Projekts innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens

Die Prüfung schuf damit eine belastbare Grundlage für den weiteren Einsatz der Software im deutschen Markt.

Kundenstimme

„Mit der Unterstützung von GDC Digital konnten wir die Ordnungsmäßigkeit unserer konzernweit eingesetzten Rechnungslegungssoftware erfolgreich nach IDW PS 880 nachweisen. Die strukturierte Vorgehensweise und die enge Zusammenarbeit haben uns eine belastbare Grundlage für den Einsatz der Software im deutschen Markt geschaffen und das Vertrauen von Wirtschaftsprüfern und weiteren Stakeholdern nachhaltig gestärkt.“

Matthias Engel

Director Operations & Logistics / Managing Director

WireMasters GmbH & Co. KG

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